Nach dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen in den nächsten Jahren schrittweise zur Pflicht. Zwar hat der Gesetzgeber wegen des Umstellungsaufwands einige Übergangsregelungen eingeführt, doch davon sollten
Sie sich nicht täuschen lassen. Der zeitliche Aufschub gilt nämlich nur für Rechnungsaussteller. Als unternehmerischer Rechnungsempfänger müssen Sie schon ab dem 01.01.2025 für den Empfang und die Verarbeitung der neuen E-Rechnungen bereit sein.
Idealerweise betrachten Sie die Umstellung auf die E-Rechnung aber nicht bloß als lästige Pflicht, die Sie frühzeitig angehen müssen. Stattdessen sollten Sie sie auch als Chance nutzen, die Automatisierung Ihrer
Buchhaltung voranzutreiben. So entfällt durch die E-Rechnung beispielsweise die Notwendigkeit der manuellen oder IT-gestützten und oft sehr fehleranfälligen Erfassung von Eingangsrechnungen. Dafür eröffnet sich
die Möglichkeit einer deutlich effizienteren, (teil-)automatisierten Verbuchung, durch die wiederum Kapazitäten bei Ihren Mitarbeitern für anspruchsvollere Aufgaben frei werden.
Grundsätzlich sind E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 nach den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931) auszustellen.
Definition: Als „elektronische Rechnungen“ werden nur noch solche anerkannt, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt,
empfangen und verarbeitet werden. Rechnungen auf Papier oder in anderen elektronischen Formaten (z.B. als PDF per E-Mail) gelten fortan als „sonstige Rechnungen“.
Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst nur für sogenannte B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern - auch von Kleinunternehmern. Als im Inland
ansässig gelten diejenigen Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben oder eine inländische (am Umsatz beteiligte) umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten.
Hinweis: Von diesem Anwendungsbereich sind damit auch Vermieter erfasst, die gegenüber ihren Mietern zur Umsatzsteuer optmiert haben.
Die E-Rechnungspflicht gilt ebenso für umsatzsteuerfreie Lieferungen und Leistungen, Umsätze unter Umkehr der Steuerschuld sowie Umsätze im Anwendungsbereich der Margenbesteuerung.
Ausnahme: Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind lediglich Kleinbetragsrechnungen (mit
einem Gesamtbetrag bis 250 € inkl. Umsatzsteuer), Fahrausweise und Rechnungen an Verbraucher (B2C-Bereich).
Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze ab dem 01.01.2025. Für Rechnungsaussteller bestehen folgende Übergangsregelungen:
1. Zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 dürfen Sie für in diesem Zeitraum ausgeführte Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Auch
elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, allerdings muss der Rechnungsempfänger zustimmen.
2. Vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2027 gilt: Hat Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 € nicht überschritten, dürfen Sie für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen übermitteln (teils nur mit Zustimmung des
Empfängers, s.o.);
überschritten, dürfen Sie keine Papierrechnungen mehr ausstellen, wohl aber Rechnungen, die
mittels EDI-Verfahren übermittelt werden, auch wenn keine Möglichkeit besteht, die erforderlichen Informationen zu extrahieren.
Ab dem 01.01.2028 müssen Sie die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung dann in jedem Fall zwingend einhalten.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Übergangsregelungen nur für Rechnungsausteller gelten! Als
Rechnungsempfänger müssen Sie schon ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Denn Ihre Geschäftspartner dürfen
Ihnen diese ab dann ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung senden. Ihre Zustimmung ist nur noch für
elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen, bzw. in Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht.
Das Europäische Komitee für Normung hat keine konkreten Technologievorgaben für E-Rechnungen gemacht. Das strukturierte elektronische Format der ERechnung ist also technologieoffen und kann im Prinzip individuell zwischen Rechnungsaussteller und
-empfänger vereinbart werden. Aus der E-Rechnung im
vereinbarten Format müssen sich aber alle erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der EN 16931 entspricht oder mit
dieser interoperabel ist. Zum Übermittlungsweg von E-Rechnungen enthält die neue gesetzliche Regelung
ebenfalls keine Vorgaben.
Das Bundesfinanzministerium hat immerhin klargestellt, dass die bislang genutzten Formate „ZUGFeRD“ (ab
Version 2.0.1) und „XRechnung“ den Vorgaben der EN 16931 entsprechen.
Das ZUGFeRD-Format
Ein hierzulande bereits genutztes Format heißt ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische
Rechnung Deutschland). Es erlaubt die strukturierte Übermittlung von Rechnungsdaten in einer PDF-Datei.
Diese ist für das menschliche Auge lesbar, aber der Rechnungsempfänger kann die enthaltenen Informationen auch ohne weitere Schritte aus einem eingebetteten
XML-Anteil (Extensible Markup Language) automatisiert auslesen und weiterverarbeiten. ZUGFeRD 2.0 wurde
am 11.03.2019 veröffentlicht. Informationen zum Release-Stand finden sich unter: www.ferd-net.de.
Hinweis: Hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD
zeichnen sich durch zwei Repräsentationen derselben Rechnung aus: ein bildhaftes Dokumentformat
(z.B. PDF) und ein strukturiertes Datenformat (z.B.
XML). Ab der Einführung der obligatorischen ERechnung betrachtet die Finanzverwaltung bei solchen hybriden Formaten immer den strukturierten
Teil als den führenden. Im Fall einer Abweichung
gehen die Daten aus dem strukturierten Teil also denen aus dem bildhaften Teil vor.
Die XRechnung
Im öffentlichen Auftragswesen gängig ist zudem die
XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell). Denn seit November 2018 sind immer
mehr öffentliche Auftraggeber verpflichtet, elektronische
Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dieser Standard wird zweimal jährlich aktualisiert und im Bundesanzeiger sowie auf der Website der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) veröffentlicht.
EDI-Verfahren
Bestehende Verfahren zum elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, kurz: EDI) können
weiterhin eingesetzt werden, sofern sie mit dem neuen
zentralen Standard EN 16931 interoperabel sind. Diese Verfahren ermöglichen den Austausch von Rechnungsdaten auf standardisiertem Weg. Sie sehen keinen einheitlichen Übermittlungsstandard vor, sondern die Austauschpartner müssen einen solchen Austauschstandard
miteinander vereinbaren.
Sowohl eingehende als auch ausgehende (E-)Rechnungen müssen die folgenden Angaben enthalten, um von der Finanzverwaltung als ordnungsgemäß anerkannt zu werden:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers; die Angabe eines Postfachs ist ebenfalls erlaubt
2. die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
3. das Ausstellungsdatum
4. eine fortlaufende Rechnungsnummer
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
6. den Zeitpunkt der Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts bei Anzahlungsrechnungen
7. das nach Steuersätzen bzw. Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
8. den Steuersatz und Steuerbetrag bzw. einen Hinweis auf eine etwaige Steuerbefreiung
9. bei steuerpflichtigen Werklieferungen in Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
10. den Begriff „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt
In einigen Sonderfällen sind zusätzliche Rechnungsangaben notwendig, beispielsweise bei Rechnungen über Umsätze, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, der Hinweis auf die „Steuerschuldnerschaft des
Leistungsempfängers“.
Achtung: Selbst wenn nur eine dieser Angaben fehlt, ist die Rechnung nicht mehr ordnungsgemäß und der Empfänger verliert das Recht auf einen Vorsteuerabzug aus dem Rechnungsbetrag. Als Empfänger sollten Sie Rechnungsangaben daher unbedingt auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen und, falls Sie Mängel entdecken, eine neue ordnungsgemäße Rechnung anfordern.
Schritte zur Einführung der E-Rechnung können sein:
1. Kompatibilität der vorhandenen Software
Als betroffener Unternehmer müssen Sie zuallererst sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen spätestens zum 01.01.2025 in sämtlichen zulässigen Formaten sowohl für das menschliche
Auge sichtbar gemacht als auch in die Buchhaltung eingelesen und darin verarbeitet werden können. Auf eine rechtzeitig verfügbare, kostenfreie Lösung von der Finanzverwaltung sollten Sie dabei besser nicht vertrauen. Und behelfsweise auf einen XML-Reader auszuweichen, um die Rechnungsinhalte lesbar zu machen,
wird auch nicht ausreichen, da wichtige nachfolgende Schritte wie etwa der Export für die Rechnungsverbuchung nur schwer abgebildet werden können.
Stattdessen sollten Sie sich um eine in Ihre übrige ITInfrastruktur integrierbare Erweiterung Ihres Rechnungsprogramms oder ERP-Systems bemühen und sich sowie Ihre Mitarbeiter frühzeitig damit vertraut machen. Viele Rechnungsprogramme bieten inzwischen
Exporte in die gängigen Formate an. Und die DATEV eG will ihre Software „DATEV E-Rechnungsschreibung“ registrierten Unternehmen als Cloud-Lösung zur Verfügung stellen - unabhängig von der Nutzung weiterer
DATEV-Software.
Diese Umstellung können Sie zudem dazu nutzen, die Digitalisierung weiterer Prozesse (etwa Rechnungsprüfung und -freigabe, Zahlungslauf und Datenexport an die
Steuerberatungskanzlei sowie Rechnungsversand, Archivierung sowie medienbruchfreier Datenexport an die Steuerberatungskanzlei voranzutreiben.
2. Stammdatenqualität
Für eine gelungene Umstellung auf die E-Rechnung ist zudem die Vervollständigung und Aktualisierung der Stammdaten Ihrer Lieferanten und Kunden wichtig. Auf diese Daten wird beim Rechnungsausgang und -eingang nämlich zugegriffen.
3. Kommunikation mit Lieferanten
Schließlich sollten Sie schon jetzt ein Anschreiben an Ihre Lieferanten vorbereiten, um dieses rasch versenden zu können. Als Basis könnten Sie die folgende Formulierung verwenden:
„Wir digitalisieren unseren Rechnungseingangsprozess. Daher bitten wir Sie, uns zukünftig - spätestens aber ab dem […] - Ihre Rechnungen ausschließlich an die folgende E-Mail-Adresse zu senden: [...]. Wir bevorzugen
elektronische Rechnungen im Format […] und wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie Ihre Rechnungen in diesem Format ausstellen könnten.“
E-Rechnungen müssen Sie - wie zuvor Papierrechnungen - zehn Jahre lang aufbewahren. Diese Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Eintragungen oder Änderungen (z.B. bei Rechnungskorrekturen) in der Rechnung vorgenommen wurden.
Grundsätzlich sind alle Belege in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren, sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen. Das bedeutet, dass Sie die Rechnungen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in unveränderter digitaler Form archivieren
müssen.
Beispielsweise hat die Finanzverwaltung im Zusammenhang mit dem ZUGFeRD-Format zur Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit die Anforderung aufgestellt, dass noch tatsächlich XML-Daten vorhanden sein müssen, die nicht durch eine Formatumwandlung (z.B. in TIFF, Tagged Image File Format) gelöscht werden dürfen.
Neben der Formattreue, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit bzw. Nachprüfbarkeit von Änderungen müssen elektronische Rechnungen bei der Archivierung auch in einen Index aufgenommen werden, der
das schnelle Auffinden per Suchfunktion ermöglicht.
In der Praxis empfiehlt sich daher ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Es hat die Funktion eines Datencontainers, der über eine detaillierte Suchfunktion
verfügt. Wird eine Datei in ein DMS eingestellt, erfolgt schon bei der Speicherung eine eindeutige Dateibenennung und Zuordnung zu verschiedenen Dokumententypen (z.B. Rechnung, Korrespondenz). Hierdurch wird die
Auffindbarkeit der Dateien immens erleichtert. Dies ist ein großer Pluspunkt, gerade weil die Ablage von elektronischen Dateien in Ordnerstrukturen bei Betriebsprüfungen im Hinblick auf die Nachvollziehbarkeit und ein
leichtes Auffinden oftmals kritisch beurteilt wird.
In der untenstehenden Tabelle können Sie sich noch
einmal einen schnellen Überblick über alle Fristen und
Übergangsregelungen im Zusammenhang mit der neuen
E-Rechnung verschaffen.
Hinweis: Haben Sie weiter gehende Fragen zu Ihrem individuellen Fall oder benötigen Sie Unterstützung bei der Umstellung, kontaktieren Sie uns gern.
Ihr Ansprechpartner
für Datev Unternehmen Online und Thema Digitalisierung:
Philipp Stadler
E-Mail: philipp.stadler@steuerkanzlei-schadl.de
Telefon: Tel. 09090 / 96 09-0
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