Nach dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes
wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen in
den nächsten Jahren schrittweise zur Pflicht. Zwar hat
der Gesetzgeber wegen des Umstellungsaufwands einige Übergangsregelungen eingeführt, doch davon sollten
Sie sich nicht täuschen lassen. Der zeitliche Aufschub
gilt nämlich nur für Rechnungsaussteller. Als unternehmerischer Rechnungsempfänger müssen Sie schon ab
dem 01.01.2025 für den Empfang und die Verarbeitung
der neuen E-Rechnungen bereit sein.
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Grundsätzlich sind E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 nach den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931) auszustellen. Definition: Als „elektronische Rechnungen“ werden nur noch solche anerkannt, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt,
empfangen und verarbeitet werden. Rechnungen auf Papier oder in anderen elektronischen Formaten (z.B. als PDF per E-Mail) gelten fortan als „sonstige Rechnungen“.
Die E-Rechnungspflicht gilt zunächst nur für sogenannte B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern - auch von Kleinunternehmern. Als im Inland ansässig gelten diejenigen Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben oder eine inländische (am Umsatz beteiligte) umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten.
Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze ab dem 01.01.2025. Für Rechnungsaussteller bestehen folgende Übergangsregelungen:
Zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 dürfen Sie für in diesem Zeitraum ausgeführte Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, allerdings muss der Rechnungsempfänger zustimmen.
Vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2027 gilt: Hat Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 € nicht überschritten, dürfen Sie für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen übermitteln (teils nur mit Zustimmung des Empfängers, s.o.)
überschritten, dürfen Sie keine Papierrechnungen mehr ausstellen, wohl aber Rechnungen, die mittels EDI-Verfahren übermittelt werden, auch wenn keine Möglichkeit besteht, die erforderlichen Informationen zu extrahieren.
Ab dem 01.01.2028 müssen Sie die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung dann in jedem Fall zwingend einhalten.
Das Europäische Komitee für Normung hat keine konkreten Technologievorgaben für E-Rechnungen gemacht. Das strukturierte elektronische Format der ERechnung ist also technologieoffen und kann im Prinzip individuell zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden. Aus der E-Rechnung im vereinbarten Format müssen sich aber alle erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der EN 16931 entspricht oder mit
dieser interoperabel ist. Zum Übermittlungsweg von ERechnungen enthält die neue gesetzliche Regelung ebenfalls keine Vorgaben.
Das Bundesfinanzministerium hat immerhin klargestellt, dass die bislang genutzten Formate „ZUGFeRD“ (ab Version 2.0.1) und „XRechnung“ den Vorgaben der EN 16931 entsprechen.
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Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat am 15.10.2024 das Schreiben "Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UstG - Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01.01.2025" veröffentlicht. Darin erläutert es die zur E-Rechnung getroffenen Regelungen des Wachstumschancengesetzes und geht auf besondere Fragestellungen zur E-Rechnung ein. Im Wesentlichen ist das finale BMF-Schreiben inhaltsgleich mit dem im Juni 2024 veröffentlichten Entwurf. Neu hinzugekommen sind konkretisierende Erläuterungen.
Die nachfolgenden Punkte fassen die wichtigsten Aspekte zur Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungen (B2B) zusammen:
1. Die gesetzlichen Pflichten zur Rechnungsausstellung werden durch das Wachstumschancengesetz umfassend neu formuliert und inhaltlich angepasst.
2. Ab dem 01.01.2025 ist für alle Unternehmensgrößen verpflichtend die Möglichkeit zum Empfang einer elektronischen Rechnung als strukturierter Datensatz bei inländischen B2B-Leistungen sicherzustellen.
3. Ab dem 01.01.2028 ist für alle Unternehmen verpflichtend eine elektronische Rechnung als strukturierter Datensatz bei inländischen B2B-Leistungen auszustellen.
4. Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
5. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsausstellung besteht für Leistungen eines Unternehmers an einen anderen Unternehmer im Inland (B2B).
6. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsausstellung besteht auch im Falle der Abrechnung durch eine Gutschrift, wenn die Rechnung durch den Leistungsempfänger ausgestellt wird.
7. Die EU-Norm für elektronische Rechnungsausstellung gemäß der Richtlinie 2014/55/EU legt die inhaltlichen Anforderungen an das strukturierte Format einer elektronischen Rechnung fest.
8. Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsausstellung dient der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug und der Effizienzsteigerung in Unternehmen.
9. Die Einführung der E-Rechnung B2B bildet die Voraussetzung für die Einführung einer Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer an ein bundeseinheitliches IT-System der Verwaltung.
